Notre engagement à la confidentialité
Compagnie d’assurance Combined d’Amérique
Votre vie privée est importante pour nous
La législation canadienne relative à la protection de la vie privée, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, est entrée en vigueur le 1er janvier 2001 et depuis le 1er janvier 2004, elle s'applique à toutes les entreprises qui collectent, utilisent ou communiquent des renseignements personnels, c'est-à-dire des renseignements pouvant servir à vous identifier. Selon votre province de résidence, vous pouvez disposer de droits semblables en vertu d'une loi provinciale similaire.
Chez la Compagnie d'assurance Combined d'Amérique, nous nous engageons à protéger votre vie privée et vos renseignements personnels. C'est pourquoi nous avons formulé dix principes de confidentialité pour réglementer nos collectes de renseignements personnels sur nos clients ainsi que l'utilisation et la communication de ces renseignements. Ces dix principes de confidentialité s'inspirent du Code type sur la protection des renseignements personnels de l'Association canadienne de normalisation, ainsi que de la loi canadienne sur la protection des renseignements personnels.
Les dix principes de confidentialité de la Compagnie d'assurance Combined d'Amérique
Principe 1 - Responsabilité
La Compagnie d'assurance Combined d'Amérique accepte de gérer et de protéger les renseignements personnels en sa possession. Afin d'endosser cette responsabilité, Combined a nommé un responsable des renseignements personnels chargé d'assurer le respect des dix principes de confidentialité.
Principe 2 - Détermination des fins de la collecte des renseignements
Nous déterminerons les fins pour lesquelles les renseignements personnels de nos clients sont recueillis avant ou au moment de la collecte.
Principe 3 - Consentement
Nous obtiendrons votre consentement avant de collecter, d'utiliser ou de communiquer vos renseignements personnels, sauf lorsque la loi l'exige ou le permet.
Principe 4 - Limitation de la collecte
Nous ne collecterons pas de renseignements personnels des clients autres que ceux pour lesquels nous avons déterminé la fin.
Principe 5 - Limitation de l'utilisation, de la communication et de la conservation
Nous utiliserons ou communiquerons vos renseignements personnels seulement aux fins pour lesquelles ils ont été collectés, à moins que vous ne nous donniez votre consentement, ou que la loi ne l'exige ou ne le permette. Nous ne conserverons vos renseignements personnels qu'aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées.
Principe 6 - Exactitude
Les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet seront aussi exacts, complets et à jour que l'exigent les fins pour lesquelles ils sont utilisés.
Principe 7 - Mesures de sécurité
Nous protégerons vos renseignements personnels contre la perte, le vol et l'accès non autorisé.
Principe 8 - Transparence
Combined mettra à la disposition de ses clients les renseignements sur la gestion et sur le traitement des renseignements personnels qu'elle détient. Cette politique fait partie de notre engagement.
Principe 9 - Accès aux renseignements personnels
Si vous en faites la demande, nous vous dirons si nous détenons des renseignements personnels à votre sujet et comment nous les utilisons. Nous vous donnerons également un accès raisonnable à ces renseignements. Si vous pouvez prouver qu'ils sont inexacts ou incomplets, vous aurez l'occasion de les corriger ou de les modifier.
Principe 10 - Plaintes et suggestions des clients
Les clients peuvent soumettre toute question ou demande de renseignements relative à nos pratiques de confidentialité au responsable des renseignements personnels de Combined.
Les informations qui suivent décrivent nos pratiques de confidentialité relatives aux renseignements personnels et expliquent comment nous collectons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels.
Le genre de renseignements personnels que nous collectons
Chez Combined, nous collectons et conservons des renseignements sur votre personne. Le genre de renseignements personnels que nous collectons et conservons peut inclure :
Nom
Adresse postale
Courriel
Numéros de téléphone personnel et professionnel
Numéro d'assurance sociale
Date de naissance
Noms et âges du conjoint et des enfants
Renseignements sur le bénéficiaire
Profession
Employeur
Revenu annuel
Autres renseignements financiers d'ordre général
Renseignements sur l'état de santé
Renseignements relatifs aux autres protections d'assurance
Comment utilisons-nous vos renseignements personnels?
Vous pouvez être rassuré que nous collectons et partageons vos renseignements personnels uniquement dans la mesure où ils nous permettent de vous fournir un soutien, des services et des produits de la meilleure qualité possible. Nous collecterons et utiliserons vos renseignements personnels uniquement aux fins suivantes :
- cerner vos besoins en matière de produits et services;
- assurer que nos produits et services répondent à vos besoins;
- déterminer votre admissibilité à nos produits et services;
- satisfaire à vos besoins continus en matière de produits et services;
- administrer les produits et services (enquêter et statuer sur une demande de règlement, produire des rapports de facturation, modifier votre couverture, etc.);
- effectuer des vérifications internes, externes et réglementaires;
- exercer nos responsabilités juridiques et réglementaires.
Nous obtiendrons votre consentement avant d'utiliser vos renseignements personnels à toute autre fin.
Où obtenons-nous vos renseignements personnels?
Nous obtenons la plupart de vos renseignements personnels directement de vous. Habituellement, la proposition d'assurance et les autres formulaires-types de l'industrie nous fournissent les renseignements dont nous avons besoin. Nous pouvons également recueillir d'autres renseignements personnels vous concernant par le biais d'appels téléphoniques, de lettres, de courriels ou d'autres formes de correspondance que nous avons échangée avec vous.
Il arrive parfois que nous ayons besoin de renseignements supplémentaires. Nous pourrions par exemple demander à votre médecin de nous fournir plus de détails sur vos antécédents médicaux. Nous pouvons aussi vérifier certains renseignements que nous détenons à votre sujet ou obtenir un complément d'information d'une agence d'évaluation du crédit.
Qui a accès à vos renseignements personnels?
Nous utilisons des mesures de protection physiques, électroniques et administratives pour protéger vos renseignements personnels. De plus, nous en limitons l'accès aux employés et agents ayant besoin de ces renseignements pour réaliser les activités auxquelles vous avez consenties. Par exemple, un tarificateur devra avoir accès à vos renseignements personnels pour évaluer votre proposition; un expert en sinistres, pour régler votre sinistre et un représentant, pour répondre à vos questions et vous proposer d'autres types de couverture susceptibles de vous intéresser.
En règle générale, Combined ne collectera pas et ne communiquera pas vos renseignements personnels sans avoir d'abord obtenu votre consentement, à moins que cela ne soit requis ou permis par la loi. Il peut arriver que nous ayons à communiquer des renseignements vous concernant à un organisme de réglementation du secteur des assurances, un organisme gouvernemental, un organisme d'application de la loi ou, si un tribunal nous l'ordonne, à une tierce partie.
Nous pouvons également partager vos renseignements personnels avec d'autres entreprises qui ne sont pas officiellement liées à Combined, mais qui nous assistent dans la prestation de nos produits ou services. Elles protégeront tous les renseignements personnels qui leur sont transmis avec la même rigueur dont nous faisons preuve.
Des industries et organismes professionnels peuvent également nous demander des renseignements cumulatifs sur les clients afin d'effectuer des études sur les conditions et les tendances des marchés. Ces études n'identifient jamais les individus.
Nous n'obtiendrons pas de vous un consentement supplémentaire avant de fournir vos renseignements personnels dans une de ces circonstances. Toutefois, si nous fournissons vos renseignements à une tierce partie, nous prendrons note de toutes les fois où des renseignements sont communiqués, y compris les renseignements divulgués. Nous exigerons autant que possible que quiconque reçoit vos renseignements personnels se conforme à des normes de confidentialité comparables aux nôtres.
Précision de vos renseignements personnels
Nous ferons notre possible pour garder vos renseignements personnels exacts, à jour et complets. Cependant, certaines circonstances pourraient nécessiter la mise à jour de vos renseignements. Si vous désirez actualiser ou corriger les renseignements personnels que nous détenons sur vous, il vous suffit de communiquer avec nous en composant le numéro de téléphone indiqué ci-dessous.
Accès à vos renseignements personnels
Si vous désirez prendre connaissance des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, vous n'avez qu'à nous téléphoner au 1-888-234-4466. Dans la plupart des cas, ces renseignements vous seront transmis gratuitement le plus rapidement possible. Quant aux renseignements qui demanderaient plus de recherche de notre part, nous vous les fournirons dans les 30 jours suivant votre demande. Nous pourrions toutefois vous facturer les frais associés à une telle demande
Retrait du consentement
Pour retirer votre consentement à n'importe quel moment, vous n'avez qu'à nous appeler au 1-888-234-4466. Vous pouvez refuser de nous permettre de collecter, d'utiliser ou de communiquer vos renseignements personnels. Vous pouvez également retirer votre consentement en ce qui concerne notre collecte, utilisation ou communication continues. Nous pourrions vous demander de remplir un formulaire attestant une telle demande.
Tout refus ou retrait de consentement est assujetti aux exigences juridiques et contractuelles. Le retrait de consentement ne s'applique pas aux renseignements personnels utilisés pour l'établissement ou le renouvellement de la police, la sélection des risques et l'administration des demandes de règlement de vos polices actuelles. Un tel déni peut également affecter notre capacité de vous fournir des services. Des lois fédérales et provinciales peuvent nous astreindre à collecter certains renseignements personnels et à les communiquer à des organismes gouvernementaux. Nous continuerons à nous conformer à cette exigence.
Si vous avez des questions ou préoccupations
Nous espérons que cet « engagement à la confidentialité » vous rassurera que Combined s'est engagée à protéger vos renseignements personnels.
Si vous avez des questions au sujet du présent dépliant ou de nos politiques et pratiques de confidentialité, n'hésitez pas à communiquer avec nous au numéro sans frais : 1-888-234-4466.
Si vous ne désirez pas être informé des nouveaux programmes et services de Combined, veuillez nous en aviser par écrit à :
Compagnie d’assurance Combined d’Amérique
7300, avenue Warden, bureau 300
Markham (Ontario)
L3R 0X3
Aux soins du Responsable des renseignements personnels
La Compagnie d'assurance Combined …
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